【整理整頓】 仕事の書類は、フラットファイルとクリアファイルを使って片付けるのがオススメ。
6月7日で、働き始めて1ヶ月になります。仕事は、年配者向けの公共施設の運営と管理、講座やイベントの企画と運営で、「WEBサイト作れる人が欲しかった」ということで入社が決まりました。
とはいえ専門職ではないので、施設の利用予約の案内、講座やイベントの3つのジャンルを担当することになります。例えば、施設の利用についての問い合わせがきたら施設のパンフレットを見ながら、講座だったら講座の資料を、イベントだったらイベントの資料をというようにします。しかも、いつ何の用事の問い合わせが来るかはわからないので、どこに何が置いてあるかを覚えやすくすることが必要になります。
そこで、「仕事で使える 整理整頓」というテーマで、どうやって書類を整理整頓しているのか？どんな変遷があったのかを紹介します。
書類の整理整頓
フラットファイルとクリアファイルを使う方法
現時点で使いやすいと思っているのが、フラットファイルとクリアファイルを使った方法です。クリアファイルは有名ですが、フラットファイルは聞いただけではわからないと思います。フラットファイルは、小中学校で穴あけパンチを使ってプリントを挿んでいったあのファイルです。
使い方
僕は、以下のように使っています。
フラットファイル・・・背表紙に項目をつけてジャンル別に。色別だとGood!
クリアファイル・・・案件、クライアント別に。色不問。付箋で見出し
このなかで、どこに何が置いてあるかを覚えやすくするのに役立っているのが、フラットファイルです。
なぜ、クリアファイルだけで整理整頓するのが良くないか
それは、クリアファイルは手にとってみないと何が入っているかがわからないからです。働き始めた頃は、クリアファイルだけで整理整頓していましたが、付箋で見出しをつけたとしても机に座っていると見づらかったです。
一方で、フラットファイルには背表紙があるのでどのジャンルかがひと目でわかります。+αで、クリアファイルに見出しをつけておくと、どのジャンルでなんの案件がどこにあるかがわかりやすくなります。
まとめ
仕事で使える整理整頓方法として、フラットファイルとクリアファイルを使う方法を紹介しました。簡単ですよね(^_^)
参考サイト
